Función buscar en Excel


Continuando con los manuales de Excel, ahora enseñaré cómo utilizar la función buscar con un ejemplo explicado paso por paso.

Primero crearemos un archivo nuevo en excel con los siguientes datos.

Antes de continuar, explicaré como aplicar los colores y otras cosas que tiene esa imagen.

Bordes

Los bordes fueron creados con la herramienta Bordes en Menú Inicio, sección Fuente.

Celdas combinadas

Las celdas “búsqueda de empleados” y “datos” tienen celdas combinadas, o sea 2 celdas forman 1. Para esto se deben seleccionar las 2 celdas (o las que necesiten) y dar clic en Menú Inicio, sección Alineación, Combinar y centrar.

Colores

Los colores tanto del fondo de la celda como de la fuente se pueden cambiar en Menú Inicio, sección Fuente. El icono de tarro de pintura es para el fondo y el de la letra es para la fuente.

Ahora comenzaré a explicar como se utiliza la función Buscar en Excel.

En el formulario que hemos creado podremos recuperar los datos de un empleado (nombre, dirección, teléfono y correo) ingresando su RUT.

Para poder realizar esto, primero necesitamos los datos de cada empleado. Así que lo próximo será crear una pequeña base de datos. Para un mejor orden, la haremos en una nueva hoja dando clic a + como se muestra en la siguiente imagen.

Si damos doble clic al nombre (en este caso Hoja2) podremos cambiarlo al que necesitemos.

En la hoja Base de datos, ingresaremos la información que necesitemos buscar comenzando por el RUT del empleador, nombre, dirección, teléfono y correo.

Ya tenemos lista nuestra base de datos, ahora ingresaremos la función buscar en el formulario de búsqueda.

En la celda a continuación de Ingrese su RUT debe ir en blanco, ya que será donde ingresaremos la búsqueda.

Función buscar

En las siguientes celdas a la derecha de los datos, debemos incluir la función buscar de la siguiente forma.

Estamos diciendo que busque el valor de la celda D6 en la matriz A:B (todas las celdas de esas columnas) de la hoja Base de datos. Cuando encuentre el valor del RUT, mostrará la información del nombre.

Antes de continuar, vemos que tenemos un error al no tener un valor en la búsqueda. Lo podemos solucionar de la siguiente forma.

Básicamente estamos diciendo que si hay un error, muestre el resultado en blanco.

Ahora continuamos con la fórmula de la fila Dirección. Es igual que la anterior, pero la matriz se debe ampliar a la columna C, ya que es la que contiene la dirección del empleado.

Y de la misma forma las 2 filas que quedan agregando las columnas que correspondan.

Teniendo las 4 fórmulas ingresadas, ahora probaremos su resultado buscando un RUT disponible en la base de datos.

Efectivamente nos muestra los datos asociados a ese RUT tomados desde la hoja Base de datos.

Sin embargo, si ingresamos un RUT similar nos muestra información también. Es posible realizar una búsqueda exacta agregando la formula coincidir, pero sería muy engorroso y largo.

Función buscarv

Para mejorar el formulario de búsqueda cambiaremos la formula buscar por buscarv de la siguiente forma.

Al desglosar la fórmula tenemos: buscar el valor de D6 (el RUT) en la matriz A2:E11 de la hoja Base de datos (se seleccionan todos los datos), cuyo resultado debe mostrar el dato de la columna 2 y el valor FALSE es para decirle a la fórmula que la búsqueda debe ser exacta.

Ahora probaremos ingresar un RUT que no existe en la base de datos.

Nos muestra el mismo error que con buscar, por lo que agregaremos la función SI.ERROR.

Ahora nos muestra en blanco al no encontrar el RUT, pero lo ideal sería que nos diera un error personalizado en algún lugar del formulario. Haremos lo siguiente.

Se ve mucho mejor con el error personalizado. Si ingresamos un RUT válido, no se mostrará este error, ya que le estamos diciendo que muestre el error si el valor de la celda D8 está en blanco.

Si eres perfeccionista y no te gusta que al dejar en blanco el RUT aparezca el mismo error, puedes agregar lo siguiente.

Pueden descargar el ejemplo en ESTE ENLACE.