En esta guía mostraré como compartir archivos (y carpetas) en Google Drive y como ordenar los archivos que nos han compartido ingresando sus accesos directos en una carpeta.
Compartiendo archivos (carpetas) a un correo específico
Ubicamos el archivo o carpeta en Google Drive que queramos compartir y le damos clic derecho, Compartir.
Se abrirá la siguiente ventana.
En la parte de Añadir personas y grupos podemos ingresar un correo electrónico de la persona a quien vamos a compartir el archivo.
Podemos agregas los correos que necesitemos compartir. Luego hay que editar a la derecha el cuadro selector para los permisos de Editor o Lector.
El editor podrá modificar el archivo (si fuera editable) e incluso borrarlo. A diferencia del lector que sólo podrá ver.
La opción Notificar a los usuarios sirve para enviar un correo notificando que se ha compartido un archivo y se puede incluir o no un mensaje personalizado. Se puede desmarcar si no queremos enviar ese correo.
Cuando ya este todo configurado, damos clic al botón Enviar (si enviaremos el correo) o Compartir.
Si necesitan editar aún más los permisos, podemos dar clic en el icono de engranaje arriba a la derecha y se mostrará lo siguiente.
Podemos desmarcar o dejar marcado según nuestra necesidades. Por defecto vienen ambas marcadas.
Clic en la flecha atrás y lo enviamos o compartimos. (Imágenes anteriores).
Compartiendo a integrantes de grupo(dominio)
Otra opción para compartir a a los integrantes de un mismo dominio. Por ejemplo en este caso al dominio escuelapilotopardo.cl
Para eso, damos clic derecho, Compartir y seleccionamos esa opción.
Para finalizar, damos clic a Listo. Ahora cualquier persona con un correo con ese dominio podrá ver el archivo.
Compartiendo a todo el mundo
En el mismo lugar y como muestra la imagen anterior podemos compartir el archivo con «Cualquier persona con el enlace».
Seleccionamos la opción, damos clic en Listo y podremos dar el enlace a quien queramos sin necesidad de entrar por correo para poder verlo o descargarlo.
Ordenando los archivos compartidos
Cuando nos comparten archivos en Google Drive, estos se pueden ver si vamos al Menú, Compartido conmigo.
Como pueden ver en la imagen, aparecen varios archivos compartidos ordenados por fecha. A veces se juntan tantos archivos que para encontrar alguno específico debemos usar el buscador o intentar recordar la fecha.
Si el archivo se utilizará periódicamente, lo recomendable es crear un acceso directo del mismo.
Para esto, buscamos el archivo y damos clic derecho sobre él y seleccionamos Añadir acceso directo a Drive.
Se abrirá la siguiente ventana donde ubicaremos la ruta para agregar este archivo. En este caso lo dejare en Mi unidad, que es la raiz de Drive.
Teniendo seleccionada la carpeta, damos clic en Añadir acceso directo.
Ahora vamos a Mi unidad y ubicamos el archivo de acceso directo.
Como ven se agregó a Mi unidad, pero sigue viéndose desordenado.
Ahora crearemos una carpeta y lo agregaremos ahí.
Damos clic en Nuevo.
Seleccionamos carpeta.
Se abrirá una ventana donde asignamos un nombre y damos clic en Crear.
Y ya tendremos nuestra carpeta creada.
Ahora podemos arrastrar el archivo hasta la nueva carpeta o le damos clic derecho al archivo (acceso directo) y seleccionamos la opción Mover a.
Aparecerá la siguiente ventana para seleccionar la carpeta de destino.
Seleccionamos la carpeta creada y damos clic en Mover.
Y eso es todo. Ahora si vamos a la carpeta creada veremos el acceso directo al archivo compartido. Si damos doble clic, lo abriremos.
